Tout savoir sur le space planning

La planification spatiale est une tendance novatrice, née dans les années 90, consistant en la réorganisation et le réaménagement d’un espace de travail. Cela peut être lié au déménagement des locaux d’une entreprise ou à la restructuration souhaitée d’un local.

Ce phénomène a été pensé à une époque où les entreprises évoluaient constamment : nouvelles entreprises, augmentation ou diminution du nombre de salariés… Et depuis lors, rien ou presque n’a changé : les entreprises conservent le besoin de vivre avec leur temps.

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D’ une part, ils doivent adapter leurs locaux à leurs collaborateurs — et finalement déménager , comme des dizaines de milliers d’entreprises françaises chaque année — ainsi qu’aux innovations technologiques et professionnelles. Une entreprise, bien qu’elle conserve son identité, se réinvente chaque jour et les conseils de vrais experts sont parfois nécessaires pour aller dans la bonne direction .

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Airbnb CX Hub Bureaux à Portland/Designer : Bora Architects Pour vous permettre de tirez le meilleur parti de votre espace, voici quelques conseils et astuces pour optimiser votre environnement. Nous parlerons d’abord de l’évolution de la planification spatiale — ce qu’elle était quand elle a été créée et ce qu’elle est devenue — avant de discuter des mesures à prendre pour une planification spatiale efficace afin de conclure sur les principaux avantages de cette organisation interne pour vous et vos employés.

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Quand il a été créé dans les années 1990, et jusqu’à tout récemment, l’objectif principal de la planification spatiale était d’économiser de l’espace afin d’installer plus de bureaux dans un espace restreint. C’est ainsi que les espaces ouverts ont été créés : décloisonner autant que possible les locaux de l’entreprise afin de réunir les employés dans un même espace.

L’ intérêt de ce rapprochement géographique est bien sûr un intérêt humain puisqu’il permet aux collaborateurs de collaborer plus efficacement et d’évoluer plus librement dans l’espace, mais aussi et surtout économique puisque les coûts pour l’entreprise sont moins élevés (moins de cloisons et de bureaux fermés à installer, moins de meubles, plus d’employés par mètre carré…).

Aujourd’hui, l’ objectif principal de la planification spatiale n’est pas nécessairement d’économiser de l’espace, mais de redessiner les espaces de vie , de créer de nouveaux points de rencontre et d’échange (espaces conviviaux pour la détente, cafétéria, espaces de jeux, salles de réunion, etc.).

L’ objectif est de repenser l’espace de l’entreprise afin de l’intégrer de nouveaux éléments essentiels à la vie d’entreprise d’aujourd’hui.

Les éléments clés d’une bonne planification spatiale en 2018 sont les suivants :

  • Repenser l’identité de l’entreprise (en termes de matériaux, de couleurs, d’espaces…)
  • Améliorer la qualité des espaces de travail et de détente
  • Structuration des différents espaces occupés
  • Repenser les liens de services pour faciliter le commerce
  • Adaptation de l’espace de travail aux nouvelles technologies et innovations dans l’architecture d’intérieur (téléphone box…)
  • Permettre aux employés de s’impliquer dans un projet commun

#2 — Quelles mesures dois-je prendre pour une planification spatiale efficace aujourd’hui ?

La première étape — essentielle — consiste à prendre en compte la législation en vigueur. Il est important d’utiliser un planificateur d’espace plutôt qu’un architecte ou un architecte d’intérieur, car il vérifiera en profondeur les possibilités qui s’offrent à vous dans votre espace existant ou dans vos nouveaux locaux (capacité, règles de sécurité, etc.).

Il se concentrera également sur la vérification de l’acoustique, de la climatisation, du chauffage, de l’éclairage et de nombreux autres éléments pour correspondre à l’utilisation de vos espaces, réduire les coûts et protéger notre planète.

Bureaux de Paragon Interserve/Crédit : Intérieurs/Philip Durrant Une fois les éléments techniques inspectés, il sera possible d’étudier les plans de développement et la disposition des différents services afin d’améliorer les liens entre les différents employés.

Selon la politique de votre entreprise, vous serez en mesure de configurer les différents services sans tenir compte de la hiérarchie — comme c’est le cas aujourd’hui dans de nombreuses start-ups et start-ups — ou bien au contraire de prévoir des espaces séparés pour mettre en évidence l’organigramme de votre entreprise. Les plans de développement devraient également inclure des espaces d’accueil, des salles de relaxation, des salles d’échange, des réunions et des services de restauration. Soyez logique et cohérent au sein de votre organisation.

Après cela, vous pourrez passer à la dernière phase de la planification spatiale : l’aménagement lui-même : les cloisons possibles, le choix des meubles et des couleurs, l’architecture intérieure… Cette dernière phase sera la plus apparente, il est donc nécessaire de ne pas la négliger.

De plus, il est important de travailler avec vos employés en amont afin d’éviter d’imposer de l’équipement et des provisions qui ne conviennent pas à leurs habitudes de travail.

En effet, l’un des aspects fondamentaux de la planification spatiale est l’optimisation — des locaux bien sûr — mais aussi du temps et du bien-être de vos collaborateurs. Parlez-leur de leurs contraintes et de leurs besoins en termes de stockage, de connexion avec d’autres services, de réception des clients, de sécurité et de confidentialité… Rien ne doit être laissé au hasard.

#3 — Travailler mieux, travailler ensemble

Cette réorganisation de l’espace de travail ne sera pas sans conséquences pour vous et vos employés. Il sera important de ne pas négliger la présentation finale. Pourquoi ne pas offrir une journée portes ouvertes pour initier les employés aux nouveaux locaux ? Vous pouvez également préparer un document d’information pour annoncer la mise en page à vos partenaires et éventuellement à vos clients, surtout s’ils envisagent de se rendre dans vos locaux.

Stickers Work Hard Stay Humble par Kollori au démarrage de Holidog L’ optimisation de l’espace de travail aura un impact durable et positif sur toutes les parties prenantes de votre entreprise, à condition qu’elle soit effectuée correctement. Ce n’est pas un simple geste ou l’ajout ou la suppression de certains articles d’équipement. La planification spatiale est un véritable exercice de style qui permet aux gens de parler de vous-même et de l’identité de votre entreprise.

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#4 – Les avantages d’un espace de travail bien planifié pour les entreprises et les employés

Les bénéfices d’un espace de travail bien planifié sont nombreux et vont au-delà du simple fait de disposer d’un environnement plus esthétique. Un espace de travail optimisé peut permettre une utilisation plus efficace des ressources existantes en termes de mobilier et d’équipements. Cela peut aider à réduire le gaspillage et les coûts associés à l’achat ou à la location supplémentaires.

L’amélioration des conditions de travail peut avoir un impact positif sur la santé mentale et physique des employés. Un environnement confortable, propre et organisé favorisera leur productivité en limitant les distractions potentielles telles que le désordre ou encore le bruit excessif.

L’introduction d’une culture collaborative dans votre entreprise grâce au space planning pourrait renforcer les liens entre vos employés tout en donnant lieu à une participation accrue aux projets communs. Il faut y consacrer le temps et les ressources nécessaires pour en retirer tous les avantages possibles.

#5 – Comment optimiser l’utilisation de l’espace disponible dans vos locaux grâce à une planification spatiale stratégique?

L’optimisation de l’utilisation de votre espace professionnel est essentielle pour améliorer la productivité, favoriser un environnement de travail positif et maximiser les profits. Pour ce faire, une planification spatiale stratégique peut être mise en place.

Avant toute chose, il faut localiser les points forts et faibles actuels. Cette étape permettra aussi d’évaluer si certains espaces sont sous-utilisés ou mal utilisés.

Une fois que vous avez évalué vos locaux existants, la prochaine étape consiste à planifier le nouvel agencement, intégrant toutes les activités quotidiennes qui se déroulent dans vos bureaux : réunions, tâches individuelles ou collectives, etc.

Il faut prendre en compte des facteurs tels que la distribution du courrier interne ainsi que l’accès aux équipements partagés comme les photocopieurs et imprimantes. Les flux de circulation doivent être pris en compte tout autant que le choix du mobilier adapté à chaque zone.

Il ne faut pas négliger l’importance d’une gestion efficace des stocks. Pour éviter le gaspillage d’espace inutilement consommé par des fournitures non utilisées ou obsolètes, il est crucial de mettre en place un système rigoureux pour maintenir ces stocks à jour. Cela permettra aussi une meilleure organisation du temps en évitant les perturbations causées par des ruptures de stock.

En résumé, une planification efficace pourra permettre d’optimiser l’espace existant, améliorer la productivité et renforcer l’environnement de travail.

#6 – Les tendances actuelles en matière de design d’intérieur pour les espaces de travail

Les tendances en matière de design d’intérieur pour les espaces de travail ont considérablement évolué ces dernières années. Les bureaux traditionnels, avec des murs blancs et des meubles basiques, sont désormais remplacés par des lieux plus accueillants, inspirants et ergonomiques.

Beaucoup d’entreprises cherchent à créer un espace qui reflète leur identité et leur culture. Cela peut se faire via la couleur choisie pour peindre les murs ou l’utilisation de mobilier personnalisé.

L’éclairage naturel est un autre élément important dans le design actuel des espaces professionnels. Des études montrent que l’exposition régulière à la lumière du jour améliore la qualité du sommeil ainsi que l’humeur et donc la productivité. En conséquence, beaucoup d’architectes prévoient désormais de grandes baies vitrées ou encore l’aménagement d’un patio intérieur.

#7 – Comment intégrer la technologie dans votre planification spatiale pour améliorer la productivité et le confort des employés

Une autre tendance importante dans la conception d’un espace de travail est l’intégration de la technologie. En effet, les avancées technologiques ont permis aux entreprises d’optimiser leur productivité et le confort des employés grâce à une planification spatiale stratégique.

Les salles de réunion équipées de systèmes audiovisuels performants permettent désormais une communication fluide entre différents sites géographiques. Les écrans interactifs facilitent aussi la collaboration en temps réel, avec des possibilités pour prendre des notes ou annoter directement sur l’écran.

De plus, de nombreuses entreprises utilisent aussi la domotique pour rendre leurs bureaux connectés et autonomes. La climatisation, l’éclairage et même les stores peuvent être contrôlés à distance via un smartphone ou un ordinateur portable. Cela permet non seulement de réaliser des économies d’énergie, mais aussi d’améliorer le confort au sein du bureau.

Certains espaces professionnels intègrent désormais des équipements tels que les stations debout, les tapis roulants ou encore les vélos elliptiques afin que les employés puissent faire du sport tout en travaillant. Cette pratique s’est développée ces dernières années, car elle améliore considérablement la santé physique et mentale des salariés.

Intégrer la technologie dans votre planification spatiale est indispensable si vous souhaitez optimiser votre productivité tout en améliorant le bien-être général au sein de vos locaux professionnels.

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