L’encours client devient de plus en plus un problème majeur pour les entreprises, car elles ne trouvent plus de quoi alimenter leur fonctionnement quotidien. Cette situation menace de fermeture surtout les très petites et moyennes entreprises. Afin de préserver votre boîte, il est important d’utiliser des solutions innovantes pour un meilleur recouvrement et une gestion optimale du temps consacré.
Plan de l'article
Faites recours à une solution intégrée de gestion des factures
Le suivi et le recouvrement des créances sont des procédures dont la mauvaise gestion peut embarrasser l’entreprise. Elles nécessitent à la fois de la délicatesse et de la rigueur parce qu’il faut pouvoir encaisser les sous sans pour autant perdre le débiteur qui demeure un client.
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Une solution intégrée sous forme de logiciel fonctionne conjointement avec votre comptabilité. En général, elle permet d’éviter le piège de la prescription facture et de recouvrer à temps les créances. Pour ce faire, vous devez synchroniser l’outil à votre logiciel comptable. Afin de garantir la réussite de l’opération, trois leviers sont utilisés.
Le fonctionnement d’une solution de gestion intégrée des factures
La visibilité représente la première clé qui vous permet de disposer de façon actualisée et sous forme de tableau de bord, des informations sur les sommes dues, en retard et à venir. Elle vous permet aussi d’avoir des informations précises sur l’encours par client, les relances déjà effectuées, les litiges et les différentes promesses de paiement. En clair, la visibilité vous permet de suivre les comportements par payeur et surtout de veiller sur les mauvais clients.
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Le deuxième levier de suivi et de recouvrement dont vous bénéficiez est la mise au point d’une communication efficace et qualitative. Cette dernière est spécifiée en fonction des profils de chacun. Il en est ainsi parce que le message de relance du gros client ne sera pas identique à celui d’un petit. Pour dynamiser la communication, différents scénarios peuvent être mis en place. Vous pouvez opter pour l’envoi des mails, des appels et/ou des courriers. Le logiciel dresse sur votre tableau de bord la liste quotidienne des relances à effectuer.
Un logiciel de suivi, de relance et de recouvrement vous permet par ailleurs de faire interagir les différents départements de votre entreprise. Il représente une plateforme d’échanges qui vous permet, en tant que dirigeant, de paramétrer les accès en fonction de la hiérarchie des collaborateurs. À titre d’exemple, le Chargé de recouvrement ne peut par exemple qu’avoir accès au grand compte.
Quels avantages pratiques pour votre entreprise ?
Les trois piliers de votre outil de gestion intégrée des recouvrements vous permettent de ne pas subir les délais de prescription. Il en est ainsi parce que vous suivez de façon quotidienne les informations de chacun de vos clients. Le logiciel vous permet d’instaurer une relance perpétuelle qui oblige avec le temps vos clients à vite solder leurs dettes.
L’autre avantage est que vous économisez du temps avec un outil numérique. Concrètement, vous n’avez plus besoin de suivre partout vos clients en vous déplaçant perpétuellement. Enfin, sachez que la solution vous aide à intégrer un process numérique au sein de votre établissement, ce qui témoigne d’une adaptation aux réalités.
