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Comment faire une demande d’explication ?

Modèle et télécopie d’une lettre recommandée avec contestation ou demande formelle. Voici la structure et le modèle.

Si vous avez besoin d’envoyer une communication officielle, un avertissement ou un avertissement et vous vous demandez comment écrire une lettre formelle ou si vous cherchez un exemple, voici quelques conseils que vous trouverez utiles.

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Ci-dessous, nous allons vous dire comment et quoi écrire dans la lettre formelle, comment l’envoyer, comment elle devrait être dirigée et quels sont les éléments essentiels.

Qu’ est-ce qu’une lettre officielle ?

En fait, il n’existe pas de concept juridique de « lettre formelle ». Toute communication, au-delà du ton utilisé (confidentiel ou éloigné), prend valeur selon les mots exprimés par l’auteur et leur signification selon le lexique commun. Donc, que vous donniez « elle » à votre interlocuteur ou non, d’un point de vue juridique, la lettre aura les mêmes effets. Personne ne pourra non plus vous signaler si vous l’avez traité officieusement, avec le « vous » le plus confidentiel : il n’y a, en fait, aucune loi qui impose le contraire.

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Lorsque nous parlons d’une lettre formelle , nous faisons référence à une lettre envoyée à une personne inconnue ou à qui vous voulez faire preuve de respect ou, inversement, avec qui vous avez une raison de frictions et vous voulez mettre en place une communication très sèche et froide, afin de suggérer votre belligérant intentions.

Les avocats n’écrivent généralement que des lettres officielles, même lorsqu’il s’agit de collègues. Et c’est un peu pour la déformation professionnelle, un peu par respect pour les affaires de la personne assistée qui, un jour, pourrait demander une copie de la correspondance intervenue.

Cela dit, regardons maintenant comment écrire une lettre formelle. En fin de compte, nous vous donnerons quelques exemples avec télécopie .

En-tête

La lettre indique immédiatement, dans la marge supérieure gauche, le nom, nom et adresse de l’ expéditeur , éventuellement suivi de son numéro de téléphone pour toute communication plus rapide.

Puis suit, dans la marge droite, quelques employés plus bas, l’indication du bénéficiaire . Pour écrire une lettre formelle, vous devez commencer par un ton solennel ou au moins doux. Tonalité qui dépend du type de sujet que vous devez aborder.

  • Si le destinataire est une personne physique, vous commencez toujours par Egr. qui signifie évidemment « Egregio ». Si l’expéditeur et le destinataire se connaissent déjà, vous pouvez commencer avec un plus amical gent.Mo/A qui signifie « Cher » ;
  • Il sera donc bon de suivre, après ces quelques lettres, le titre professionnel du récipiendaire. Par conséquent, il sera nécessaire d’écrire Egr. Dottou Egr. Prof.ou encore Egr. avv . L’indication du titre est généralement recommandée lorsque la communication porte sur des questions d’emploi. Si, au lieu de cela, devrait se conformer à des questions privées (pensez à un litige en copropriété), l’indication du titre peut être évitée ;
  • Si, par contre, le destinataire est une société ou une entreprise, la lettre commence toujours par Spect. qui signifie « Dossible ». Le nom social sera déclaré dans son intégralité, afin de ne pas tomber dans des malentendus. Par exemple : Cher Ferrari Spa, Cher Beniamino Bianchi Laveuse Sèche-linge, et ainsi de suite.

Médias de communication

Pour rédiger une lettre officielle , vous devez utiliser un moyen de communication qui garantit la preuve de réception, afin que le destinataire sache que vous avez l’intention d’avoir la preuve de l’accusé de réception de la lettre. Vous devrez donc de préférence opter pour une lettre recommandée ou un e-mail certifié.

Habituellement, même si ce n’est pas nécessaire, dansl’en-tête de la lettre est indiqué la forme par laquelle la lettre est envoyée, qui est généralement toujours celle de la lettre recommandée a.r.

Vous écrivez ensuite « lettre recommandée a.r. » habituellement sur la marge droite de la lettre.

Si la communication se fait par courrier électronique certifié, vous n’avez même pas besoin de l’écrire parce qu’elle est inhérente à la nature même du message.

Il n’a aucun sens d’écrire « avance recommandée en demi-pec » puisque ce sont des formes équivalentes.

Sujet

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, il est bon d’indiquer l’objet de la communication afin de permettre au destinataire, d’un seul coup d’œil, de comprendre dès le début l’objet et le but de la lettre. De cette façon, vous pouvez également faire référence à un code (par exemple, un numéro de contrat) à utiliser pour les communications de réplication ultérieures.

Voici quelques exemples d’objet :

  • contestation facture de… n…
  • ; demander des dommages-intérêts pour œuvres réalisées en…
  • ; demande d’entrevue d’emploi ;
  • la prestation de services en vertu d’un accord ;
  • rappel de paiement pour l’exécution de… facture n°…
  • ; résiliation du bail de la… propriété située dans…
  • ; méfiance des œuvres non exécutées selon l’art selon le contrat no.

Contenu

Le contenu de la lettre commence toujours par l’ exposition des faits à partir desquels se pose le problème ou la question que vous voulez communiquer.

Juste pour donner quelques exemples :

  • si vous voulez demander une indemnisation, vous devrez commencer par décrire les faits qui ont causé le dommage, avec beaucoup de détails, dates, témoins, etc.
  • si vous voulez demander un entretien d’embauche , vous devrez énumérer vos compétences et motivations ;
  • si vous avez l’intention de demander l’ annulation d’un contrat , vous devez évaluer avoir signé, à une date donnée, le contrat ayant un objet particulier et que vous avez l’intention d’exercer le droit de rétractation ;
  • Si vous voulez vous méfier de votre voisin pour prendre certaines mesures, vous devrez exposer l’état des faits et les raisons de droit qui empêchent un tel comportement.

La conclusion

À la fin de la lettre, il sera bon de conclure vos demandes de manière très concise et claire, afin de ne pas laisser de malentendus.

Il est conseillé de toujours utiliser un ton ouvert, même lorsque l’objet de la communication est un différend. Voici quelques exemples :

  • en attente de vos commentaires courtois et rapides ;
  • J’ espère que la question sera résolue rapidement ;
  • J’ ai confiance en sa collaboration ;
  • dans l’espoir de ne pas avoir à recourir à des poursuites judiciaires et de trouver une solution de bonne humeur à cette question.

Salutations

La lettre se termine presque toujours par salutations distinctes , même si le ton est formel, en colère ou impérieux. Cela peut sembler une contradiction, mais en fait c’est ce qui se passe.

Date et signature

La date ferme la lettre avant de signer. La date est un élément important, mais pas indispensable. Selon la jurisprudence, en l’absence d’une date (peut-être omise pour oubli) l’expéditeur peut essayer le moment où il a envoyé la lettre d’une autre manière, par exemple avec le cachet de la poste.

Quant à la signature, l’important est qu’elle inclut le nom et le nom de famille de l’expéditeur également écrits sur l’ordinateur.

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